こんにちは！！S.Aです。
前回(若くして人の上にたつマネジメントについて考える～S.A的に人を管理することについて ①自身が管理担当であること自覚する 編～)に引き続き、今回はS.Aが人の上に立つ際、心掛けてている仕事の3エッセンスの内、②の「仕事の全体象が見えているです。」
仕事の依頼について
皆様は部下や後輩、業者さんに対して、仕事を依頼するときにどのような感じでしょうか？
新しい形の仕事やOJTでもない限り、「これをお願いします」と伝える方が多いと思います。
S.A自身も上司から仕事を依頼する時は、そんな感じです(笑)
これって、仕事を依頼する側は楽なんですけど、された側って困る瞬間があるんですよね。
仕事って、1つだけじゃなくて複数のものを並走しますよね？
S.Aが振るときは必ず
① 締め切り
② 及第点のライン
③ ゴールとチェックポイント
を伝えるようにしてます。
締切は基本中の基本ですが、結構できていない人が多いです。すぐに何とかしないといけないものは、〇月〇日までと伝えると思いますが、少し余裕のある業務については、「急ぎではないから」と言ってませんか？
これって、伝えられた側も困るんですよね。なぜなら、「急ぎではないから」の仕事が1つなら良いのですが、３個や４個、ましては１０個になると、優先順位が不明になります。 そして、振った側と振られた側の認識にズレがあった場合、その仕事が進捗していないなどのリスクに繋がります。
別の部署であった、急ぎではない仕事を部下に依頼した上司の話です。
部下は期日を設定していないので、後回しにしていてました。そして、長期休暇を取得する直前に上司から、「あの仕事ってどうなってるっけ？、来週（休暇中）なんだけど」と言われました。もし、これが休暇に入っていたら目もあてられませんよね？
その上司は、雑談交じりで私に事の顛末を言ってきたのですが、部下のセルフマネジメント能力の低さを愚痴ってました。一部始終を聞いたS.Aにとっては、上司のマネジメント能力不足と心に思いながら聞いていましたが・・・・
次に及第点のラインについてです
S.Aは、仕事の及第点を自分の中で作り、それを伝えてます。
理由は、仕事の相手先（対外と対内）で及第点が変わるからです。仕事を依頼された側は、依頼した側へ良い状態で渡したい気持ちが強いため、品質を高めようとします。
しかし、考えてみて下さい。品質70%を80%、80%を90%、90%を95%と上げるにつれて、必要な時間は大きくなります。品質は1%でも高いに越したことはありませんが、S.Aとしては90%を91%に上げる1%の時間を別の仕事へ向けた方が、高効率だと思います。ちなみに、S.Aは大体70%～80%に設定し、それに必要な要点を伝えてます。
依頼された側は、自身で設定することに引け目を感じる（私は感じませんが(笑)）ので、依頼する側から伝えた方が新雪です。そして、先ほどと同様に、認識のズレを無くすためにも及第点の要点は伝えましょう。
最後に③のゴールとチェックポイントです。
ゴールを伝えるのは、皆さんがしっかりと伝えていると思いますが、チェックポイントはどうでしょうか？
実はチェックポイントがゴール以上に重要だとS.Aは考えてます。
何故なら、考え方は十人十色なので、仕事のアウトプットへ大きな影響がでるためです。
これはS.Aの失敗談になります。
後輩に、工事用図面の作成を依頼しました。この方 Aさんは非常にマジメな方かつマメな方もあり、図面の品質はピカ１です。 しかし、Aさんから提出された図面は、S.Aの思い描くものとは違うものでした。
この工事では、一部の部品を再利用する予定だったのですが全て新品交換の図面が出来上がったのです。図面を作成する際、過去の保守記録を見ながら行うのですが、耐久年数の認識にズレがあり、S.A的には継続利用可能だと判断した部品をAさんは、交換した方が良いと判断してしまったのです。
工事を行う図面としては完璧ではありますが、チェックポイント、上記の件では設計思想を伝えてなかったことによる失敗です。チェックポイントの例で言えば、資料整理を依頼する際に、どんなグラフが欲しい。この視点からのデータが欲しいなども該当すると思います。
1から10まで全てを伝える必要はないと思いますが、（伝えられる側もストレスだと思います）チェックポイントは忘れずに。
相手に「分かるであろう」は仕事を依頼する側のエゴです！！ 相手には余計なことを考えさせず、仕事へ集中できるように仕事を依頼しましょう。
全体の業務量について
皆様の中で全体の業務量を把握できている方はどれくらいいらっしゃるでしょうか？
管理職の方の多くは「イエス」と答えるでしょう。 では、質問を変えてみます。
チーム内のある人の業務の進捗を把握できていますか？と質問します。多分、ほとんどの人が答えられないはずです。なぜなら、これは任せてあるからと・・・・
S.A的にはナンセンスな回答です。ここで考える業務量とは、現時点での業務量です。つまり
現時点での業務量＝当初の業務量 ー 完了した業務量
になります。仕事を依頼する際、現時点での業務量とその進捗率、そして個人の業務適正を踏まえて振らないと円滑に業務を進めることはできません。
特に進捗率と適正を見誤ると、特定の人物へ業務の偏りに繋がりますので、気を付けましょう。
これを予防するにあたっては、進捗を口頭でも自分から聞くこと、必ず仕事を振る際には相手へ余裕を聞くことです。依頼する仕事のボリューム、期限、チェックポイントを伝えた上で、相手に判断してもらいましょう。
この際、相手からNGがでた場合の選択肢は3つです。
①既存業務または依頼する仕事の納期を考える
②違う相手に振る
③自分でやる
S.Aは③をほとんどしません。なぜなら①で完結できる場合がほとんどだからです。 何故、これが可能なのかは、エッセンスの3 決断 につながりますので、そこで詳しく書いていきます。
まずは皆さん、仕事を依頼した人に進捗をざっくばらんに聞いてみませんか？もしかすると、思いがけないところで、つまずいていたり、悩んでいるかもしれません。しかも、それは依頼した側にとって些細な話ですぐに解決できれば、相手から信頼と同時に作業も進捗するはずです！！
仕事の優先順位について
さて、エッセンス２も最後になります。
最後は仕事の優先順位についてです。
これは非常に簡単です。あなたの独断と偏見で優先度を付け、それを依頼する人に伝えて下さい。
これは、最初に書いた期限にも繋がる話ですが、期限のミスマッチを防げます。
また、内容の品質にも付随しますので、理由を踏まえて伝えて下さい。
②仕事の全体象がみえている 編もこれで終了です。
次回は最後の決断編です。 個人的に日本人（海外は知らんけど）は決断を苦手としているような気がします。しかし、仕事に限らず人生でも決断はつきものです。
その決断、自分でしてますか？人の言われた通りにしてませんか？ そこについて書いていきたいと思います。
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